Stand: 24.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Mike Ulmer
Ehingerstr. 18
72108 Rottenburg am Neckar
Deutschland

E-Mail: info@narrencloud.de

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Narrencloud ist eine Software für Narrenzünfte und Vereine.

• Verantwortlich sind wir für die Daten, die wir selbst erheben, um die Plattform zu betreiben: Benutzerkonten, Server-Protokolle, Push-Anmeldungen, Kontaktanfragen und die Abrechnung mit den Vereinen. Darüber informiert diese Erklärung.
• Auftragsverarbeiter sind wir für die Daten, die die Vereine in Narrencloud verwalten (Mitglieder, Familienangehörige, Versandkontakte, E-Mails im Vereinspostfach usw.). Verantwortlich dafür ist der jeweilige Verein; wir verarbeiten sie ausschließlich auf dessen Weisung auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Abschnitte 9 bis 14 beschreiben, wie das technisch abläuft.

3. Server

Die Anwendung und die Datenbank laufen auf Servern der Oracle Deutschland B.V. & Co. KG, Riesstraße 25, 80992 München, im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Mit Oracle besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Oracle gehört zum US-Konzern Oracle Corporation. Ein Zugriff aus den USA ist vertraglich nicht vorgesehen, lässt sich aber nicht vollständig ausschließen. Grundlage für diesen Fall sind die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und zuverlässiger Betrieb).

4. Speicher für Dokumente

Hochgeladene Dokumente (Vereinsdokumente, Anhänge, Dateien für den Assistenten) liegen in einem privaten Speicher bei Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (Dienst „R2“), mit Speicherort in der Europäischen Union. Der Speicher ist nicht öffentlich; jeder Abruf läuft über Narrencloud und wird dort auf Berechtigung geprüft.

Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert der Server vorübergehend:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• aufgerufene Adresse und Statuscode
• Browser- und Betriebssystem-Kennung
• Herkunftsseite, sofern übermittelt

Die Daten dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch. Sie werden nach höchstens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und Einträge im Gerätespeicher:

Es gibt keine Cookies für Werbung, Tracking oder Reichweitenmessung und keine eingebundenen Dienste von Analyse-Anbietern. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Kontaktformular und E-Mail-Anfragen

Schreibst du uns über das Kontaktformular auf der Startseite oder per E-Mail, verarbeiten wir die Angaben, die du machst (Name, E-Mail-Adresse, Verein, Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten. Die Nachricht wird per E-Mail an den Betreiber weitergeleitet und nicht für Werbung genutzt. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind, spätestens nach zwei Jahren, sofern daraus kein Vertrag entsteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen zu einem Vertrag), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen).

8. Benutzerkonto

Für die Nutzung erhältst du ein Benutzerkonto von deinem Verein. Wir verarbeiten:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash)
• Name, sofern angegeben
• Zugehörigkeit zum Verein und Rolle
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung
• bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung den verschlüsselt gespeicherten Schlüssel dafür

Das Konto wird gelöscht, wenn du oder dein Verein es löschen lässt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Unter Konto löschen steht, wie das geht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Daten der Vereine (Auftragsverarbeitung)

Die von den Vereinen erfassten Daten – etwa Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienverknüpfungen, Gruppen, Häs- und Inventarausgaben, Anmeldungen zu Terminen und Diensten, Anwesenheiten, Beiträge und Rechnungen – verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Vereins.

Verantwortlich ist der Verein, dem du angehörst. Für Auskunft, Berichtigung, Widerspruch oder Löschung wende dich an deinen Verein.

Wir greifen auf diese Daten nur zu, soweit es für Betrieb und Fehlersuche unvermeidbar ist. Solche Zugriffe werden protokolliert.

10. E-Mail-Versand

System-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen, Rechnungen, Rundschreiben des Vereins) versenden wir über Mailserver der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt verarbeitet.

Vereine können stattdessen einen eigenen Mailserver hinterlegen; dann erfolgt der Versand über diesen.

Worüber du per E-Mail informiert wirst, stellst du in deinem Profil ein. Rundschreiben an Personen außerhalb des Vereins enthalten einen Abmeldelink; wer sich abmeldet, kommt auf eine Sperrliste und erhält keine weiteren Rundschreiben dieses Vereins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für abwählbare Benachrichtigungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für Rundschreiben des Vereins gilt die Rechtsgrundlage des Vereins (Art. 28 DSGVO).

11. Vereinspostfach (sofern vom Verein verbunden)

Vereine können ein eigenes E-Mail-Postfach mit Narrencloud verbinden, etwa damit eingehende Einladungen anderer Vereine automatisch erfasst und unzustellbare Rundschreiben erkannt werden. Narrencloud ruft dann über das Protokoll IMAP neue Nachrichten aus diesem Postfach ab und verarbeitet Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge.

Dabei werden auch Daten von Personen verarbeitet, die dem Verein schreiben. Verantwortlich ist der Verein, Narrencloud handelt als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 9). Die Zugangsdaten zum Postfach werden verschlüsselt gespeichert.

12. SMS-Versand (sofern vom Verein aktiviert)

Vereine können Nachrichten per SMS verschicken lassen, zum Beispiel Geburtstagsgrüße an Mitglieder. Dafür nutzen wir Twilio Ireland Limited, 25–28 North Wall Quay, Dublin 1, Irland. An Twilio werden die Handynummer, der Text der SMS und die Absenderkennung übermittelt.

Die Verarbeitung kann auch durch die Twilio Inc. in den USA erfolgen. Twilio ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Mit Twilio besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Twilio speichert Versandprotokolle nach eigenen Angaben für eine begrenzte Zeit.

Verantwortlich für den Versand ist der Verein (Abschnitt 9). Wer keine SMS erhalten möchte, wendet sich an seinen Verein.

13. Assistent „Frag Willi“ (KI)

Vereine können den Assistenten „Frag Willi“ einschalten. Er beantwortet Fragen zur Bedienung und zu Dokumenten, die der Verein dafür bereitgestellt hat (zum Beispiel die Satzung).

Wenn du eine Frage stellst, werden an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt:

• deine Frage,
• passende Textausschnitte aus den bereitgestellten Dokumenten,
• allgemeine Vereinsdaten, die zur Antwort nötig sind – etwa Termine, Umzüge, News, Abstimmungen, Titel freigegebener Dokumente und Kennzahlen ohne Namen. Angaben zu einzelnen Mitgliedern (zum Beispiel Akte, Beiträge, Anwesenheit oder Dienste) werden nicht übermittelt.

Welcher Anbieter genutzt wird, legt die Plattform bzw. der Verein fest. Möglich sind:

• OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland; Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C. in den USA möglich.
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Dienst „Gemini“); Verarbeitung auch durch Google LLC in den USA möglich.
• Anthropic (Dienst „Claude“), Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA, bzw. deren europäische Gesellschaft.

Grundlage sind jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die EU-Standardvertragsklauseln; Google ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir nutzen ausschließlich die kostenpflichtigen Geschäftsschnittstellen; die Anbieter verwenden die übermittelten Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training ihrer Modelle.

Fragen und Antworten werden in deinem Chat-Verlauf in Narrencloud gespeichert, bis du den Chat löschst.

Bitte gib im Chat keine sensiblen Angaben über dich oder andere ein – etwa zu Gesundheit oder Finanzen. Die Nutzung ist freiwillig; alle Funktionen der Plattform sind auch ohne den Assistenten erreichbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unterstützung bei der Nutzung), für den Verein Art. 28 DSGVO.

14. Online-Zahlung (sofern vom Verein aktiviert)

Bietet dein Verein Online-Zahlung an, erfolgt sie über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN gibst du direkt bei Stripe ein; Narrencloud speichert sie nicht. Wir erhalten von Stripe nur den Zahlungsstatus. Vertragspartner von Stripe ist der Verein. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Google Drive (sofern vom Verein verbunden)

Vereine können ihr eigenes Google Drive als Ablage für den Vorstand anbinden. Dann ruft Narrencloud Ordner und Dateien dieses Laufwerks bei Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ab und kann Dateien dorthin sichern. Vertragspartner von Google ist der Verein. Einzelheiten stehen unter narrencloud.de/google-drive-datenschutz.

16. Push-Benachrichtigungen

Aktivierst du Push-Benachrichtigungen, übermittelt dein Browser eine zufällige Kennung an einen Push-Dienst. Welcher das ist, bestimmt dein Browser:

• Chrome, Edge und andere Chromium-Browser: Google (Firebase Cloud Messaging), USA
• Safari: Apple (Apple Push Notification Service), USA
• Firefox: Mozilla, USA

Wir speichern nur die Zustelladresse und einen öffentlichen Schlüssel. Die Inhalte werden verschlüsselt übertragen. Google und Apple sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Du kannst Push jederzeit im Profil oder in den Browser-Einstellungen abschalten; die Kennung wird dann bei uns gelöscht.

Für die Smartphone-App gelten ergänzend die Datenschutzhinweise zur App.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Aktivierung).

17. Installierte App und Offline-Nutzung

Narrencloud lässt sich wie eine App installieren. Dabei wird im Browser ein Hintergrunddienst eingerichtet, der Seiten für die Nutzung ohne Netz zwischenspeichert. Vorstandsmitglieder können den Check-in bei Veranstaltungen ohne Netz bedienen; die Mitgliederliste und noch nicht übertragene Einträge liegen dann vorübergehend auf dem Gerät und werden beim Abmelden bzw. nach der Übertragung entfernt.

18. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur:

• Oracle (Server, Abschnitt 3)
• Cloudflare (Dokumentenspeicher, Abschnitt 4)
• ALL-INKL (E-Mail-Versand, Abschnitt 10)
• Twilio (SMS, Abschnitt 12 – nur wenn der Verein SMS nutzt)
• OpenAI, Google oder Anthropic (Assistent, Abschnitt 13 – nur wenn der Verein ihn nutzt und du eine Frage stellst)
• Stripe (Abschnitt 14) und Google (Abschnitt 15) – nur wenn dein Verein diese Funktionen aktiviert hat
• die Push-Dienste (Abschnitt 16) – nur wenn du Push aktiviert hast
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Weitergabe an Werbenetzwerke oder Analyse-Anbieter findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Speicherdauer

• Benutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos
• Server-Protokolle: höchstens 14 Tage
• Kontaktanfragen: bis zur Erledigung, höchstens zwei Jahre
• Push-Kennungen: bis zum Abschalten
• Protokoll der Änderungen und Zugriffe: 365 Tage
• Sicherungskopien: 14 Tage
• abrechnungsrelevante Daten: nach den gesetzlichen Fristen, in der Regel 10 Jahre
• Daten der Vereine: nach Vorgabe des Vereins; nach Kündigung durch den Verein werden alle Daten nach 30 Tagen endgültig gelöscht

20. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wende dich dafür formlos an die oben genannte Adresse. Geht es um Daten, die dein Verein über dich führt, wende dich bitte an deinen Verein.

21. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel an deinem Wohnort. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

22. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Nutzung von Narrencloud brauchen wir mindestens deine E-Mail-Adresse. Ohne sie können wir kein Benutzerkonto einrichten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig oder werden von deinem Verein festgelegt.

23. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen.

24. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Technik oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung steht unter narrencloud.de/datenschutz.